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Dos primeros centros de Autogestión en BPS

21/3/2010
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El BPS inauguró los primeros centros de autogestión, en sus locales de Cordón y Plaza Matriz.Los usuarios pueden realizar varios trámites, digitalizando su número de cédula de identidad en la pantalla de un equipo que además consta de teclado, escáner e impresora.

De esta manera, expresó el titular del BPS, los usuarios podrán realizar trámites desde lugares más accesibles y en horarios más amplios. Asimismo, recordó que los trámites que estos trámites, así como los presenciales, no tienen costo para el usuario.

Los centros de autogestión inaugurados se encuentran ubicados en sus locales de Cordón y Ciudad Vieja, respectivamente. En ellos los usuarios pueden realizar varios trámites, digitalizando su número de cédula de identidad en la pantalla de un equipo que además consta de teclado, escáner e impresora. Se trata de incorporación de tecnología de última generación provista por IBM.

En el local del Cordón, además, se instalaron en forma contigua equipos con moderna tecnología que brindan tres nuevos servicios.
Uno de estos servicios trata de un Equipo de Telegestión, que funciona a modo de videoconferencia. El usuario se comunica con el funcionario del BPS en tiempo real y además puede ingresar documentos de los cuales el funcionario recibe una copia impresa. Esta tecnología es proporcionada por la empresa Bull y se encuentra en etapa de preparación.

Otro de los nuevos servicios consiste en un servicio de mensajería institucional, mediante el cual el usuario recibe avisos en su número telefónico sobre información que previamente pidió se le comunicara, la marcha de un trámite o confirmación de hora de atención médica. La tecnología de este servicio es brindada por la empresa T2voz.

Finalmente, el local del BPS cuenta también con un servicio de conexión a Internet situado junto a los tres nuevos equipos mencionados.
Nuevas herramientas tecnológicas para la mejora de la gestión

  • 1. Nuevos Centros para Autogestión Ciudadana y Telegestión del Organismo.
  • 2. Nuevo medio de comunicación con la ciudadanía: Mensajería Institucional Automatizada del BPS – tecnología "Texto a Voz".

1. Centros de Autogestión y Telegestión


A partir del 17/12/2009 se inauguran los Centros de Autogestión Matriz y Cordón, ubicados respectivamente en Sarandí 570 PB y Colonia 1851 PB.
Estos Centros se enmarcan en las mejoras de los procesos de atención a los usuarios, beneficiarios, contribuyentes, establecidas en las directrices estratégicas del BPS, potenciando la utilización de mecanismos informáticos a distancia, tanto de consulta como de gestión.

Teniendo en cuenta la naturaleza de los servicios brindados por el BPS, resulta imprescindible apoyarse en una combinación de medios y herramientas que permitan lograr la adecuada satisfacción de los requerimientos de los usuarios.
Los citados Centros representan una original alternativa para atender nuevas exigencias, facilitar la gestión y apoyar a los usuarios, sobre todo a aquellos que no cuentan con la infraestructura y equipamiento necesario, pretendiendo con este emprendimiento satisfacer una mayor accesibilidad, incluso con asistencia personal cuando sea necesario.

A través de los equipos instalados en los Centros de Autogestión, es posible acceder a diversos servicios:

• QUIOSCO DE TELEGESTIÓN – 1° Etapa

Consultas:

Expedientes de empresas o personas- Ubicación de expediente,ü que reporta historial de movimientos.
Certificados emitidos por BPS – Referidas al Estado de laü solicitud de los Certificados Especiales y Verificación de autenticidad de los Certificados Comunes y Especiales. Prestaciones Económicas – Información relativa a lugar yü fecha de cobro de prestaciones de actividad y pasividad, a partir del número de C.I.
Formularios de ATYR – Permite su impresión

• TERMINALES DE AUTOGESTIÓN

Puestos desde los cuales se accede a la página www.bps.gub.uy, habilitando:

1. Gestiones de libre acceso para empresas (no requiere usuario registrado)

Solicitar usuario de Conexión Remota, para Gestión deü Afiliados (GAFI) y Recaudación Nominada
Pagar facturas emitidas por BPS a través de Internet
Modificar códigos de Seguro de Salud de los trabajadores, requiriendo el ingreso de determinados datos para su validación.
Registrar último día trabajado para el Sistema Nacional de Certificación laboral, requiriendo el ingreso de determinados datos para su validación.
Utilizar verificador de formato de archivo de ATYR – para declaraciones generadas con software propio.
Confeccionar Nóminas, Rectificativas y Deducciones con elü programa ATYRO que es el que permite hacerlo en formato digital.

2. Transacciones habilitadas para usuarios registrados

a. Empresas

 Realizar altas, bajas y modificaciones de actividades de trabajadores por GAFI.
 Ingresar Nóminas y Deducciones por Conexión Remota, utilizando la funcionalidad interactiva
 Enviar Nóminas, Rectificativas y Deducciones por Conexión Remota vía archivo.
 Emitir documentos: factura para el pago de aportes en la red de cobranzas habilitada o por Internet y Declaraciones Juradas de No Pago, así como consultar información ingresada y última factura.
 Generar etiquetas para empresas de construcción

b. Otros usuarios

 Beneficiarios - Consultar los últimos 6 recibos de cobro de Prestaciones Económicas
 Proveedores - Acceder a una serie de consultas vinculadas conü su gestión.
 Mutualistas- Conexión a Afiliación Mutual

3. Consultas

 Todas las habilitadas en el Quiosco de Telegestión.
 BPSNet –información acerca de los servicios brindados por elü organismo, trámites, requisitos, horarios, etc.
 En próximas instancias se irán incorporando nuevas funcionalidades, teniendo en cuenta que la tecnología utilizada habilita múltiples modalidades de interacción con el usuario.

Próximos pasos

• Expansión de centros de autogestión a locales del Organismo en distintos puntos del país
• Instalación de quioscos de telegestión, en algunos centros de concurrencia masiva (centros comerciales, otros organismos públicos, lugares de presencia importante de público, etc.)
• Incorporación de gestiones con asistencia en línea de funcionarios de BPS.

Componentes de los quioscos de telegestión

• Cordón: CPU (torre), teclado tradicional, impresora láser papel A4, pantalla "touch screen", 2 puertos USB externos y 5 internos, escáner, cámara web, micrófono, lector de huella digital.
• Matriz: CPU (torre), teclado tradicional, impresora térmica, pantalla "touch screen", teléfono, cámara web, sensor de proximidad, lector de tarjeta.

Ambos quioscos de telegestión están diseñados y adaptados para contemplar las condiciones de accesibilidad para personas con capacidades diferentes.

2. Mensajería Institucional Automatizada BPS* Texto a Voz

Consiste en la aplicación de nueva tecnología que habilita desarrollar la relación comunicacional del Organismo con los ciudadanos (beneficiarios, contribuyentes, trabajadores, ciudadanía en general), de manera conveniente para ellos y el organismo.

Descripción del servicio:

Es un servicio que ofrece la posibilidad de convertir mensajes que BPS ingresa en modalidad de texto (en una aplicación informática), a mensajes de voz que son enviados a los teléfonos celulares y de línea fija de los ciudadanos.

Los mensajes pueden ser enviados a uno o más números telefónicos (lista programable y almacenada en una base de datos – ejemplo: contactos del BPS); conlleva la posibilidad de regular el envío de mensajes colectivos o sectores de la sociedad a los que el organismo quiera llegar especialmente, programar el día y la hora de envío, y hacer un seguimiento de los mismos (permite determinar si el mensaje fue atendido por una persona o contestador, maneja reintentos, etc).

Cuenta con una interfase gráfica desde la cual todas las funcionalidades pueden ser operadas vía Web, y web service. En otras palabras, ciertos "redactores especialmente autorizados" por el Organismo, pueden contar con esta herramienta comunicacional para interactuar con los ciudadanos de manera directa.

En un futuro, a través de dicho servicio, a manera de ejemplo, podremos:

• 24 hs. antes de realizarse una cita médica, llamar al ciudadano y que éste confirme, o rechace la cita. Esto mejoraría mucho el uso efectivo del agendamiento y evita que el ciudadano llame e intente comunicarse con el 1997,

• realizar pequeñas encuestas, informarle anticipadamente fechas de pagos y cobros, movimientos de sus trámites, momento de presentación para su gestión, etc.

En el caso concreto del BPS, el incorporar esta funcionalidad, le permitirá contar con nuevos medios para contactar a los ciudadanos objetos de su función (con bajo consumo de horas por parte de los funcionarios), por diferentes motivos, diferentes medios, de una manera proactiva, oportuna y personalizada.

El realizar una comunicación oportuna, ahorrará al beneficiario, mucho tiempo en trámites, traslados innecesarios, esperas prolongadas y a la institución la beneficiará en una utilización eficiente de su fuerza laboral. La idea es aportar nuevos medios (por parte de TICs), que eviten a ciudadanos traslados efectivos hasta sucursales del BPS o demoras extensas en la actual atención mediante operadores telefónicos humanos, con el consabido deterioro de imagen de la institución.

Posibles fases:
El proyecto en principio apuntara a una comunicación proactiva de la institución con los ciudadanos, en forma de comunicaciones de orden general (ej: comunicar sobre una nueva prestación a un determinado grupo etario; informar sobre derechos) para luego pasar a una comunicación personalizada (ej: notificación de fecha de pago o cobro de manera automatizada).

Esto es una acción conjunta entre BPS y ANTEL.

Algunos buenos impactos evidentes (pero pueden ser muchos más):

• Reducción de tiempos al ciudadano (informarle sobre trámites concluidos, o acciones pendientes de su parte, o cercanía de vencimientos).
• Un uso efectivo de éstos mecanismos propuestos, redundarían en una liberación de líneas y operadores para otras tareas, reduciendo estos gastos a la institución.
• Mejora la relación ciudadano-Bps (proactividad).
• Uso más efectivo de los mecanismos disponibles (automatizar todo lo automatizable; y dejar la interacción con operadores humanos, para las situaciones cuya complejidad así lo requiera).
• Aplicación en varios proyectos (teleasistencia, aliviar 1997, mejorar interacción con segmentos específicos de ciudadanos)